Skip to content
Statamic Peak

Groeien met gedigitaliseerde bedrijfsprocessen

De wereld wordt steeds afhankelijker van de technologie en niks staat stil. Dit is ook het geval in het bedrijfsleven. Men spreekt steeds meer over het digitaliseren van bepaalde bedrijfsprocessen, maar wanneer spreekt een digitalisering jouw bedrijf aan en zou je als bedrijf überhaupt zo’n proces overwegen? In dit artikel leggen wij je alles uit over het nut van digitaliseren en hoe dat hele proces verloopt. 

Binnen ieder bedrijf bestaan vast bepaalde zaken waar je tegenaan loopt en waar je veel werk in steekt, maar wat nog steeds ingewikkeld blijft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan administratief werk dat veel tijd kost en waar veel werknemers voor nodig zijn. Dit kan een reden zijn om te overwegen om deze processen te digitaliseren. Veel bedrijven hebben zelf echter (nog) niet door dat vele taken een stuk efficiënter uitgevoerd kunnen worden; wat zonde is aangezien er veel tijd en geld bespaard kan worden. Beweegredenen die vaak voorkomen om voor proces digitalisering te gaan zijn: foutgevoeligheid, efficiëntie, veiligheid en beschikbaarheid binnen een bepaald bedrijfsproces. Ga maar eens na, iedereen heeft wel een collega waarvan de tijd beter besteed kan worden.

De keuze tussen een standaardpakket of maatwerk

Als je erachter bent dat je een bedrijfsproces wil digitaliseren zijn er twee mogelijkheden, een standaard softwarepakket of maatwerk. Een standaard softwarepakket bestaat uit een functionaliteit die voor het merendeel van de bedrijven passend is. Vaak bestaan er applicaties die specifiek voor een branche of vakgebied zijn ontwikkeld, zodat de meeste bedrijven hier lekker mee kunnen werken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan tandartsen in Nederland; er zijn zo veel tandartspraktijken in Nederland dat er een softwarepakket uitsluitend gericht op deze doelgroep is ontwikkeld. Grote kans dat een standaardpakket wél aansluit, het komt namelijk zelden voor dat je geen standaard softwarepakket kan vinden die goed bij de behoeftes van je bedrijfsproces aansluit. In dat geval zal je dus keuzes moeten maken, zoals: ga je specifiek voor jouw bedrijf een uniek stuk software laten ontwikkelen? Wil je meerdere producten aan elkaar koppelen zoals je boekhouding en e-mail? Met specifieke wensen kom je dus uit bij maatwerk, hier kan je helemaal zelf bedenken en bepalen wat je nodig hebt en in werking wil zetten. Maatwerk is prijziger dan een standaardpakket, wat vanzelfsprekend is, maar stel je voor dat je met zo’n digitalisering 40 werkuur per maand kunt besparen! Dan is de investering natuurlijk zo terugverdient.

Op naar de volgende stap

Om écht een goede keuze te kunnen maken moet er onderzocht worden waar precies de behoeftes liggen. Hiervoor kun je vragen beantwoorden zoals: wat heb je nodig? Wat moet je daarvoor doen? En wil je hierin investeren? Als deze informatie op orde is kom je in de executie fase, namelijk het installeren van het pakket of het bouwen van software. Hier gaat natuurlijk wel het een en ander aan vooraf. Het kan zo zijn dat je als bedrijf precies weet welke processen je wilt digitaliseren en hoe. Het kan tevens ook zijn dat bedrijven nog geen goed beeld hebben van deze processen. Nog een realistisch scenario, is dat bedrijven het naar hun mening op orde hebben, maar later blijkt dat dit idee eigenlijk helemaal niet efficiënt is. Daarom is het belangrijk om een goed gesprek te hebben met het softwarebedrijf. Zij zorgen ervoor dat de ‘waarom’ en de basis duidelijk wordt. Uit dit gesprek, adviseren wij daarna over de keuze voor maatwerk, mits dit haalbaar en passend blijkt. Het kan namelijk zo zijn, dat een dergelijke investering niet in verhouding staat tot de beoogde inzet. Dan is het verstandiger om naar andere oplossingen te gaan kijken. 

Naast het gesprek met het softwarebedrijf aan te gaan is het ook van cruciaal belang om binnen je eigen organisatie een gezamenlijk gesprek te houden met stakeholders. Bij een proces zijn namelijk al snel meerdere collega’s of afdelingen betrokken. Voor het succes van een automatisering is het van belang dat alle gebruikers worden voorzien van de juiste functionaliteit. Een concreet voorbeeld van het belang van zo’n meeting zou zijn dat een werkneemster van de administratieafdeling een knop specifiek in het rood wil, zodat zij weet dat ze daarmee data kan verwijderen. Als organisatie moet je dus rekening houden met eventuele behoeftes van werknemers, zij moeten uiteraard ook met het nieuwe proces kunnen werken.  Het is dus belangrijk om als organisatie alles goed af te stemmen, zodat iedereen binnen het bedrijf streeft naar dezelfde nieuwe situatie. 

Na de executie fase beland je in de transitiefase. Nu het softwareproduct ontwikkeld is, kan je als bedrijf hiermee aan de slag. In deze transitiefase is het wel van groot belang dat wanneer het gedigitaliseerde proces in werking gaat, dit zorgvuldig gebeurt. Het is belangrijk dat het overzetten rustig en stap voor stap gebeurt, als alles werkt en iedereen voldoende kennis heeft over het softwareproduct, kun je als bedrijf overgaan tot in bedrijfsstelling. 

Bedrijfsproces digitalisering helpt mee in je groei

Doordat je als bedrijf slimmer gaat werken door bepaald werk makkelijker te maken geeft dit de mogelijkheid om als organisatie te groeien. Bepaald werk wordt makkelijker, je hoeft hier minder tijd in te steken en hebt daardoor tijd over voor andere relevante werkzaamheden.

City Clinics is een goed voorbeeld van een bedrijf dat het digitalisering proces ook daadwerkelijk is aangegaan. Het bedrijf begon met drie locaties en had de behoefte om klanten de mogelijkheid te bieden, zelf te plannen via de website én dit vervolgens te koppelen aan agenda’s van de desbetreffende medewerkers. Op dat moment was er een standaardpakket dat hun wensen kon vervullen. Nu blijft het bedrijf groeien en hebben ze inmiddels twaalf locaties in heel Nederland, terwijl ze nog steeds gebruik maken van het planningssysteem van vijf jaar terug. Doordat City Clinics bleef groeien en de medewerkers daardoor ook toenamen begonnen ze rondom het standaardpakket te werken met Excel sheets dat daarnaast uitgebreid werd met agenda’s, mails en notities en maar één iemand wist waar alles stond genoteerd. Totaal niet handig dus. City Clinics ging daarom opnieuw het proces in om zo via maatwerk tot een nieuwe digitalisering te komen die weer helemaal bij het bedrijf past.

Voorwaarden & voordelen

Een bedrijfsproces laten digitaliseren is een serieuze investering, de bedragen variëren van enkele tot vele duizenden euro’s. Daarnaast is een intensieve samenwerking, gebaseerd op vertrouwen met het softwarebedrijf van groot belang. De beslissingen tijdens een digitaliseringstraject gaan namelijk van invloed zijn op alle toekomstige zaken, en hebben impact op de groei van de organisatie. Op lange termijn leveren gedigitaliseerde processen hun rendement. Goed geautomatiseerde bedrijven besparen vele tientallen uren per maand. Deze tijd kan elders worden besteed waar dit meer impact maakt. Bovendien kunnen alle werknemers binnen het bedrijf tegelijk werken in het zogenaamde Cloud-pakket, waardoor niet meer maar één iemand kennis heeft van waar alles staat. Een digitaal systeem is vaak slim en kan jullie bedrijf adviseren in keuzes, waardoor het een echte virtuele medewerker wordt.

Voor elke succesvolle organisatie, is het essentieel om te digitaliseren. Onderzoek de mogelijkheden en kijk naar processen die een efficiëntie slag kunnen gebruiken. Als een gecompliceerd proces vervangen kan worden door het kiezen voor een computer, is een samenwerking met een softwarebedrijf de weg naar groei. Het wordt gemakkelijker, georganiseerder en er wordt structuur gevormd binnen de organisatie. Digitaliseren is een serieuze investering, maar dit is het waard met het profijt die je als bedrijf hieruit kunt halen.